AUTOMATYZACJA FAKTUR – Efematic CORPORATE
Zastąp tradycyjny obieg faktur w Twojej firmie naszym rozwiązaniem.
Wszystkie dane z nagłówka/stopki oraz linii faktury przetwarzane są automatycznie do postaci tabelarycznej (dane adresowe, wartość…). Faktury ze wszystkich źródeł (papierowe, eFaktury, EDI) trafiają do tego samego elektronicznego repozytorium w celu ich dalszego automatycznego przetwarzania.
Dla pozostałych faktur system pozwala użytkownikowi zdefiniować dowolną regułę biznesową w oparciu jakikolwiek element rozpoznany na fakturze w celu skierowania faktury do odpowiedniej osoby akceptującej. Akceptacja odbywa się za pomocą elektronicznego workflow.
Nad całym procesem czuwa pracownik departamentu zobowiązań mający wgląd w stan realizacji każdej faktury oraz raporty typu DashBoard.
Wdrożenie THALES Avionics
THALES Avionics wybrał Basware do automatyzacji obsługi faktur.
70% faktur uzgadnia się teraz automatycznie, uwalniając przy tym zasoby ludzkie, które skoncentrować się teraz mogą na bardziej strategicznych zadaniach – tworzących większą wartość dodaną dla przedsiębiorstwa.
Jean-Noel Decraene,
Director of Accounting
Kluczowe wyzwania:
• Kosztowny i długotrwały process manualny
• Odchodzący pracownicy, których nikt nie zastepował
• Ponad 12 000 faktur otrzymywanych miesięcznie od 1 400 dostawców
• Integracja z systemem SAP R/3 ERP
Rozwiązanie: Basware – automatyzacja faktur
Dominujący gracz na rynku producentów urządzeń nawigacyjnych dla globalnych programów obrony powietrznej oraz dla floty cywilnej. THALES Avionics potrzebował rozwiązania, które będzie skalowalne i wystarczająco elastyczne do zarządzenia 12 000 faktur miesięcznie od 1 400 różnych dostawców.
Bardzo istotna była również potrzeba dokładnego śledzenia wszystkich faktur: od przybycia do kancelarii przez procesowanie we wszystkich lokalizacjach firmy aż do archiwum.
Na końcu było bardzo istotne aby system został płynnie zintegrowany z SAP R/3 ERP, który był ostatnio wdrożony.
Osiągnięte rezultaty:
• Ponad 70% faktur uzgadnia się teraz automatycznie
• Wolne zasoby ludzkie oddelegowane do ważniejszych zadań
• Kompletna przeźroczystość procesu obsługi faktur
Wdrożenie Heineken
Heineken osiągnął niewiarygodny współczynnik 93% faktur uzgadnianych automatycznie.
Kluczowym czynnikiem sukcesu była niesłychana łatwość z jaką proces automatyzacji faktur integrował się ze złożonym środowiskiem ERP. Rozwiązanie Basware wykazało swoją elastyczność i płynność w integracji z istniejącymi systemami.
Ed Prins
Financial Services Manager, Heineken
Jeden z wiodących światowych browarów, Heineken Nederland podjął decyzję o konsolidacji IT, HR, zarządzania nieruchomościami i Finansów w jedno centrum usług wspólnych (SSC).
Jednym z głównych celów było zapewnienie efektywności obsługi zobowiązań w nowym SSC, które obsługuje 430 000 faktur zobowiązań na rok.
Celem była redukcja czasu i zasobów potrzebnych do obsługi manualnego procesu i stworzenie kompletnie zautomatyzowanego rozwiązania, od skanowania faktur, poprzez ich rozpoznawanie, uzgadnianie aż do archiwizacji.
Kluczowe wyzwania:
• Poprawić proces obsługi zobowiązań tak aby mógł przetwarzać 430 000 faktur w SSC Heineken.
• Zintegrować proces obsługi faktur ze skomplikowanym środowiskiem IT, włączając w to 5 niezależnych instancji ERP.
• Zautomatyzować proces uzgadniania faktur w celu dramatycznej redukcji czasu i zasobów potrzebnych do zatwierdzania faktur.
Rozwiązanie: Basware – Uzgadnianie Faktur
Po analizie dostępnych rozwiązań, Heineken wybrał Basware Automatyzacja i Uzgadnianie Faktur dla zapewnienia kontroli i wymaganej efektywności w departamencie zobowiązań.
