Digital mailroom

Rozwój elektronicznej komunikacji i jej szerokie zastosowanie w biznesie, nie spowodował wyeliminowania tradycyjnej poczty. W dalszym ciągu organizacje, bez względu na ich wielkość, otrzymują dokumentu papierowe w dużych ilościach, a tradycyjne rozwiązania ręcznego filtrowania dokumentów papierowych oraz ich dystrybucji w organizacji nie mają już zastosowania w współczesnym biznesie.

Efematic dostarcza rozwiązanie elektronicznej kancelarii które w znaczący sposób podnosi efektywność pracy i redukcję kosztów dzięki wykorzystaniu skanowania poczty przychodzącej wraz z jej inteligentną dystrybucją (automatyczne rozpoznanie poczty przychodzącej). Rozwiązanie zastępuje standardowe manualne czynności filtrowania i sortowania dokumentów automatyczną dystrybucją do indywidualnych odbiorców, grup czy bezpośrednio do systemów informatycznych.

Rozwiązanie elektronicznej kancelarii automatyzuje klasyfikację i ekstrakcję całej przychodzącej poczty:

• Niezależnie od mechanizmu dostarczenia – obsługa dokumentów papierowych, fax-ów oraz e-mail poprzez jedno rozwiązanie
• Niezależnie od typu dokumentu – pismo drukowane i ręczne formularze, załączniki, korespondencja, faktury, zamówienia, umowy
• W sprawdzonym i bezpiecznym procesie

Rozwiązanie w oparciu o oprogramowanie KOFAX (lidera technologicznego w obszarze klasyfikacji i ekstrakcji ) identyfikuje każdy dokument bazując na jego obrazie oraz analizie tekstu zanim zostanie zwolnione do odpowiedniego przepływu pracy.

Papierowe dokumenty skanowane są w momencie przybycia (bez potrzeby ich wcześniejszego sortowania) Fax importowany jest bezpośrednio z Fax serwera bez potrzeby druku i skanowania
E-mail – automatycznie przetwarzany wraz z załącznikami

Zalety systemu
Podnosi:

• Obsługę Klienta – dokumenty przysłane przez klientów pojawiają się w przepływach pracy w minutach a nie godzinach.
• Produktywność – automatyzacja klasyfikacji i ekstrakcji uwalnia zasoby ludzkie które mogą wykonywać zadania przynoszące wartość dodaną twojemu biznesowi
• Wydajność – automatyzacja procesu pozwala na procesowanie większej ilość dokumentów bez potrzeby zwiększania operatorów procesu

Redukuje:

• Koszty pracy – automatyczna klasyfikacja oraz ekstrakcja dokumentów redukuję potrzebę kosztownego czasu pracy człowieka w celu procesowania dokumentów przychodzący.
• Wyjątki – zazwyczaj ręczne sortowanie powoduje błędną klasyfikację jednego z dwudziestu dokumentów
• Ryzyko – rozwiązanie w sposób akuratny oraz niezawodny sklasyfikuje i zaindeksuje dokumenty pozwalając im być bezpiecznie przechowane w elektronicznym archiwum